Human Error Dalam Pengelolaan Asset

Ada kasus – kasus dimana dalam pengelolaan asset yang belum menggunakan fixed asset management software namun masih menggunakan spreadsheet seperti excel sering mengalami human error. Human error dapat menyebabkan kesalahan fatal dalam pengidentifikasian dalam pengelolaan aset. Kesalahan penginputan data saat membuat daftar fixed asset atau penginputan informasi dokumen PO ke software akunting atau sistem ERP yang dimiliki bisa juga akan menyebabkan putusnya kontrol terhadap aset. Terutama kesalahan SOP dalam penginputan identitas aset. Contoh pada kasus dibawah ini

Pada awal tahun 2017 perusahaan anda baru saja membeli 50 unit Laptop baru untuk kebutuhan pegawai di kantor cabang baru. Pembelian keseluruhannya dilakukan pada waktu yang sama ke vendor PT. Vema ID yaitu dalam satu PO, sehingga hanya memiliki satu nomor PO.

Staff purchasing sayangnya tidak memiliki prosedur pencatatan yang benar. Sehingga ia menginputnya ke dalam software akunting atau ERP dengan cara seperti ini :

Yaitu menuliskan dalam satu baris informasi item aset dengan jumlah 50 unit. Dan harga yang diinput adalah harga total sebesar 500 Juta rupiah. Dari cara pencatatan yang tidak detail dan lengkap diatas,  setiap item laptop tidak di breakdown dan di susun dalam 1 unit per baris sehingga tidak ada kode identitas, serial number dan detail informasi untuk setiap masing-masing itemnya. Bahkan pada sebuah ERP sistem sekalipun jika anda menginputnya dengan cara diatas maka sistem ERP bisa saja meng create otomatis no ID aset , namun sayangnya no ID yang di create hanya 1 ID untuk total 50 unit.

Dengan kondisi seperti ini, kira-kira anda bisa menjawab pertanyaan berikut ?

Setelah beberapa bulan pemakaian terdapat 2 unit laptop yang hilang sehingga bersisa 48 Unit, kira-kira anda bisa menunjukkan secara tepat laptop no berapakah yang hilang ?

Anda tidak mungkin menjawabnya bukan ? Karena masing-masing laptop tidak memiliki informasi atau identitas yang unik.

Dan jika kemudian kasusnya berkembang menjadi berikut ini : Staff purchasing kembali membeli 30 unit laptop baru dengan tipe yang sama. kebetulan staff purchasing mendapatkan harga yang lebih murah dari vendor yang berbeda. Yaitu PT Sumber Murah seharga 9 juta per unitnya. Dan menerbitkan satu no PO untuk total 30 unit.

Ketika 30 unit yang baru diterima dari vendor, staf purchasing, GA atau staff fixed asset control di perusahaan anda lagi-lagi menuliskan aset yang baru ke dokumen daftar aset sebelumnya, seperti ini :

Dan kembali setelah beberapa bulan berikut , terdapat 3 unit laptop dari total 78 unit (sisa 48 unit + 30 unit baru) di laporkan rusak atau hilang oleh user anda. Dan ketika anda ingin me write off aset-aset yang sudah tidak ada dan tidak bisa dipakai lagi apakah anda bisa menunjukkan pada data purchasing atau daftar aset, laptop yang dibeli seharga berapa yang harus anda write off ?? Tidak mungkin anda mengetahuinya.

Karena yang terjadi adalah laptop-laptop tersebut dibeli dengan dua dokumen yang berbeda dan harga berbeda. Yang hilang apakah bagian dari yang dibeli 50 Unit atau bagian dari 30 Unit. Bingung bukan ?

Tanpa menjelaskan lebih jauh lagi efek dan resiko yang akan terjadi jika pencatatan aset anda tidak detail dan rapi, kita sepakat bahwa setiap item barang atau aset wajib diberikan nomor identitas per satuan sehingga jika dibutuhkan audit dan fisikal check anda dapat menunjukkan secara tepat item aset yang dimaksud. Dan kondisi-kondisi ini hanya bisa diakomodir jika anda menggunakan fixed asset management software dan tracking